מערכות סריקה

 

 

הפתרון מאפשר ביצוע סריקה ואירכוב דיגיטליים, ובאופן אוטומטי, של מסמכים (תעודות משלוח , חשבוניות, חוזים, מסמכים שונים מספקים וכו’) שהודפס עליהם ברקוד . הפתרון גם מאפשר סריקה ישירה של מסמכים ללא ברקוד, על ידי התקנת כפתור סריקה ישירה במערכות פריורטי, חשבשבת, NEXT ERP, אינטגרל ו – SAP Business One .

המערכת מאפשרת לצפות באופן שוטף אילו תעודות משלוח, חשבוניות וחוזים הוחזרו חתומים לתיוק ואיזה לא, לפי חתכים של תאריכים. המערכת מאפשרת להפוך את הטפסים החתומים ע”י הלקוחות , לזמינים בלחיצת כפתור.

איך זה עובד?

1. במהלך הדפסת תעודת משלוח, חשבונית, חוזה, קבלה וכו’ , המסמך יודפס עם ברקוד ,המכיל נתונים מתוך התעודה (לדוגמה, מס’ לקוח , מס’ תעודה , תאריך וכו’) .

2. בהליך אספקת המשלוח, המקור נמסר ללקוח, וההעתק חוזר לחברה חתום ע”י הלקוח.

3. ההעתק החתום נסרק בחברה, על ידי סורק שמחובר לרשת.

4. המערכת מזהה את הברקוד ומעבירה את נתוני התעודה למחשב. בנוסף תשמור בארכיון הדיגיטלי את קובץ הסריקה. תסווג את תעודת המשלוח לפי הנתונים שעל הברקוד בצורה נוחה לחיפוש ואחזור המידע.

5. במידה ובחברה מבקשים לאתר את התעודה החתומה על ידי הלקוח, כל מה שצריך לעשות זה להקיש את מס’ התעודה, או קוד הלקוח, או כל פרמטר אחר, והתעודה תוצג על המסך. בלחיצת כפתור ניתן להדפיסה, להפיק ממנה קובץ ולשלוח אותה בדואר אלקטרוני או לפקסס אותה.

6. ניתן לקבל דו"ח יומי על תעודות שלא הוחזרו, ולבקש לבדוק מדוע לא חזרה התעודה .ניתן לעקוב ולשלוט על התהליך.

7. יש אפשרות לחתום דיגיטלית את הקבצים הסרוקים ולחבר אותם לערוצי העבודה הדיגיטאליים המובנים בארגון. כך, אין צורך לשמור את המסמכים בארכיון פיזי ואפשר לנצל את השטח שהתפנה לצרכים עסקיים אחרים.

יתרונות הסריקה של מסמכים

סריקה דיגיטלית של מסמכים שומרת על המסמך מפני נזקים ומפגעים שונים.

סריקת מסמכים חוסכת כסף ושטח אחסון פיזי: לא עוד ערימות של דפים וקרטונים מלאים במסמכים, הניצבים ברחבי המשרד כאבן שאין לה הופכין. גם חוסך מקום אכסון יקר וגם ידידותי לסביבה.

יתרון נוסף של סריקת מסמכים, לעומת אחסונם בערימות בלתי-נגמרות, הוא היכולת למצוא ולנהל אותם במהירות.

יתרונות החתימה הדיגיטלית

מקוריות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי החותם הוא מי שהוא מתיימר להיות.

שלמות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי התוכן לא השתנה או שלא בוצע בו טיפול שלא כדין מאז שהוא נחתם באופן דיגיטלי.

אי-התכחשות החתימה הדיגיטלית מסייעת להוכיח לכל הצדדים את מקור התוכן החתום. “התכחשות” מתייחסת למצב בו הצד החותם מכחיש כל קשר לתוכן החתום.

חיסכון בעלויות נייר, משלוח, ביול וזמן הטיפול במסמכים.

לפרטים נוספים צרו עמנו קשר כאן:

לקוחות קופיטק מספרים

חב' קופיטק הינה שותפה אמיתית שלנו במשרד- חב' קופיטק הציבה עבורנו מאות מדפסות, והתקינה עבורנו מערך ניהול הדפסה מורכב. דואגת להעניק לנו שירות יעיל מקצועי ומהיר ולהיענות לכל בקשה. בזכותכם העבודה  במשרדי הבנק חלקה ויעילה, חיפשנו ומצאנו בהם שותף צמוד לאורך כל הדרך.

יאיר, מנהל בנק

בזכות החיבור לחב' קופיטק, זכינו למערך צילום והדפסה חדש וחדשני עם טכנולוגיה פורצת דרך, צמצמנו משמעותית את היקף ההדפסות, תודה על השירות הנפלא והשותפות הכנה!

ענת, חב' ביטוח

לאחר שנים רבות של עבודה עם קופיטק, אני רוצה לשבח אתכם על היענות מהירה לצרכים וגמישות רבה לשינויים. שיתוף הפעולה והנכונות שלכם מסייעים בייעול מתמיד של מערך ההדפסה והשירות הטוב והיעיל מאפשר לנו עבודה שוטפת וחלקה אני ממליץ בלב שלם לכל ארגון לעבוד עם קופיטק

שלמה, מנהל רכש עירייה

אנו עובדים עם חב' קופיטק וברשותנו מעל 100 מכונות צילום ומדפסות כולל מערכת ניהול ובקרה. אנו מרוצים הן מהציוד והן מהתוכנה וממליצים עליהם בחום. ברצוני לציין במיוחד את רמת השירות הגבוהה והמהירה שאנו מקבלים הכוללת בנוסף לתחזוקה השוטפת ולפתרון בעיות גם יוזמה והצגה של פונקציות חדשות.

וולדימיר, מנהל מערכות מידע רשת מכללות ובתי ספר
paper plain icon
צרו קשר וקבלו שירות
x סגירה
רוצים שנחזור אליכם? השאירו פנייתכם כאן