פתרונות קיפול ועיטוף

 

 

המקפלת במשרד

 

חלק הארי של המכתבים המופקים בארגון ושמיועדים למשלוח באמצעות הדואר הם בני עמוד אחד בלבד. במרבית המקרים יופקו מכתבים אלה בכמויות קטנות ובתדירות גבוהה. לדוגמה: חשבונית מס, קבלה, מכתבי התראה, דפי מידע, שוברי תשלום, המחאות, אישורים, רשיונות ועוד.

 

הפקתם של מכתבים מהסוג שלעייל כרוכה בהדפסתם, קיפולם, הכנסתם למעטפות, הדבקת המעטפות והדבקת הבולים או החתמה בחותמת “שולם”.

 

ביצוע התהליכים המתוארים לעייל גוזל זמן רב ומייקר בצורה משמעותית את תהליך הכנת המכתבים למשלוח. במידה והמכתבים כוללים גם הדפסות מיוחדות (ברקודים, שורת מגנטית להמחאות, שורה אופטית וכדומה), נאלץ הארגון להשתמש בשרותן של לשכות שרות חיצוניות – דבר שמעלה את עלויות ההפקה באופן ניכר במיוחד לאור הכמויות הקטנות בהן מדובר.

כיצד מקפלת מייעלת את התהליכים הללו:


הפקת מכתב עם מקפלת


המקפלת מאפשרת הפקת מסמך מוכן למשלוח מכל אחד מהיישומים בארגון (ניתן להשתמש גם מתוכנות Office). כאשר אין חשיבות לסביבת המחשוב או סוג מערכת ההפעלה! השימוש במקפלת אינו דורש כל שינוי בתהליכי ההדפסה הקיימים וניתן לחברה לכל מדפסת לייזר משרדית סטנדרטית של חברת HP.


להפקת מסמך לדיוור ישיר, כל שיש לעשות זה להזין למגש המדפסת את נייר המכתבים המיוחד (4 גדלי וסוגי נייר שונים), לפתוח את הדלת האחורית של המדפסת ולשדר את המסמכים למדפסת. המקפלת תאסוף בצורה אוטומטית את הנייר שהודפס, תקפלו, תדביקו ותוציא אותו מוכן למשלוח – מבלי לפגוע במהירות ההדפסה של המדפסת עצמה.

 

על מנת לחזור ולהפיק מסמכים רגילים (ללא קיפול והדבקה), צריך רק לסגור את דלת המדפסת האחורית ולהשתמש בנייר רגיל.

 

 


פשטות ההפעלה ואמינות מקפלת מאפשרים ייעול ניכר בתהליכי העבודה במשרד, חיסכון ניכר בזמן והורדה משמעותית בעלויות המשלוח של מכתבים, וזאת מבלי לבצע התאמות תוכנה / חומרה ייחודיות או להכשיר כוח-אדם בצורה מיוחדת להפעלת המערכת.

<