מערכות סריקה

 

 

הפתרון מאפשר ביצוע סריקה ואירכוב דיגיטליים, ובאופן אוטומטי, של מסמכים (תעודות משלוח , חשבוניות, חוזים, מסמכים שונים מספקים וכו’) שהודפס עליהם ברקוד . הפתרון גם מאפשר סריקה ישירה של מסמכים ללא ברקוד, על ידי התקנת כפתור סריקה ישירה במערכות פריורטי, חשבשבת, NEXT ERP, אינטגרל ו – SAP Business One .

 

המערכת מאפשרת לצפות באופן שוטף אילו תעודות משלוח, חשבוניות וחוזים הוחזרו חתומים לתיוק ואיזה לא, לפי חתכים של תאריכים. המערכת מאפשרת להפוך את הטפסים החתומים ע”י הלקוחות , לזמינים בלחיצת כפתור.

 


איך זה עובד?


1. במהלך הדפסת תעודת משלוח, חשבונית, חוזה, קבלה וכו’ , המסמך יודפס עם ברקוד ,המכיל נתונים מתוך התעודה (לדוגמה, מס’ לקוח , מס’ תעודה , תאריך וכו’) .


2. בהליך אספקת המשלוח, המקור נמסר ללקוח, וההעתק חוזר לחברה חתום ע”י הלקוח.


3. ההעתק החתום נסרק בחברה, על ידי סורק שמחובר לרשת.


4. המערכת מזהה את הברקוד ומעבירה את נתוני התעודה למחשב. בנוסף תשמור בארכיון הדיגיטלי את קובץ הסריקה. תסווג את תעודת המשלוח לפי הנתונים שעל הברקוד בצורה נוחה לחיפוש ואחזור המידע.


5. במידה ובחברה מבקשים לאתר את התעודה החתומה על ידי הלקוח, כל מה שצריך לעשות זה להקיש את מס’ התעודה, או קוד הלקוח, או כל פרמטר אחר, והתעודה תוצג על המסך. בלחיצת כפתור ניתן להדפיסה, להפיק ממנה קובץ ולשלוח אותה בדואר אלקטרוני או לפקסס אותה.


6. ניתן לקבל דו"ח יומי על תעודות שלא הוחזרו, ולבקש לבדוק מדוע לא חזרה התעודה .ניתן לעקוב ולשלוט על התהליך.


7. יש אפשרות לחתום דיגיטלית את הקבצים הסרוקים ולחבר אותם לערוצי העבודה הדיגיטאליים המובנים בארגון. כך, אין צורך לשמור את המסמכים בארכיון פיזי ואפשר לנצל את השטח שהתפנה לצרכים עסקיים אחרים.

יתרונות הסריקה של מסמכים


סריקה דיגיטלית של מסמכים שומרת על המסמך מפני נזקים ומפגעים שונים.


סריקת מסמכים חוסכת כסף ושטח אחסון פיזי: לא עוד ערימות של דפים וקרטונים מלאים במסמכים, הניצבים ברחבי המשרד כאבן שאין לה הופכין. גם חוסך מקום אכסון יקר וגם ידידותי לסביבה.


יתרון נוסף של סריקת מסמכים, לעומת אחסונם בערימות בלתי-נגמרות, הוא היכולת למצוא ולנהל אותם במהירות.


יתרונות החתימה הדיגיטלית


מקוריות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי החותם הוא מי שהוא מתיימר להיות.


שלמות החתימה הדיגיטלית מסייעת להבטיח כי התוכן לא השתנה או שלא בוצע בו טיפול שלא כדין מאז שהוא נחתם באופן דיגיטלי.


אי-התכחשות החתימה הדיגיטלית מסייעת להוכיח לכל הצדדים את מקור התוכן החתום. “התכחשות” מתייחסת למצב בו הצד החותם מכחיש כל קשר לתוכן החתום.

חיסכון בעלויות נייר, משלוח, ביול וזמן הטיפול במסמכים.

 

<