אפיון ואופטימיזציה


איפיון צרכי הלקוח


במציאות הנוכחית, הוצאות האירגון על מדפסות, הדפסות ונייר גבוהות מאוד ותופסות חלק ניכר מתוך סל הוצאות התפעול של הארגון בהתאם לסוג הארגון, הוצאות אלו יכולות לנוע בין 3% ל 15% מסך הוצאות התפעול. 


בתקופה זאת, בה ארגונים מחפשים דרכים יצירתיות לחיסכון בהוצאות, חלק גדול מההוצאות יכול להיחסך במידה משמעותית ע"י ביצוע מספר צעדים פשוטים וקלים למימוש:


בדיקת יחסי מדפסות ביחס לעובד


בארגונים עתירי הדפסות יחס עובדים למדפסות יכול להגיע למדפסת לכל 5 עובדים (למשל משרדי ממשלה, רו"ח, עורכי דין, וכו')


מצד שני של הסקלה, ארגונים עתירי ידע יכולים להגיע למדפסת אחת לכל 30 עובדים ואף יותר.


ככל שהארגון יבצע תהליך קונסולידציה מעמיק יותר הוא יגיע ליחס גדול יותר בין המדפסות לעובדים והדבר יתרון ליעילות ולחיסכון כספי.


אפיון ומיפוי


בשלב ראשון נבצע איסוף נתונים של המצב הקיים. נבדוק את כמויות המכשירים הקיימים מכל דגם, את השימוש במכשירים ואת עלויות התפעול השונות. במקביל נבצע מיפוי כשלים ונקודות קריטיות בתהליך הפקת המסמכים בארגון.


הצרכת מכשירים.


לאחר איסוף הנתונים נתאים את הציוד הקיים לעומס העבודה ולצרכי המשתמשים. נחליף בין מכשירים עמוסים שמיועדים לנפח עבודה קטן לבין מכשירים שמיועדים לעבודה מאומצת.


הפחתת מדפסות אישיות


ננסה להפחית בצורה משמעותית את מספר המכשירים האישיים לטובת מעבר לעבודה במרכזי צילום והדפסה מחלקתיים


מעבר למכרזי עבודה


נרכז את העבודה במספר מוקדים ראשיים. בכל מוקד נמקם מרכז הדפסה עם מכשירים משולבים שיוכלו לתת מענה לצרכי המחלקה,


שליטה ובקרה


לאחר ריכוז העבודה במספר מוקדים, נשתמש בכלי בקרה ושליטה שיספקו נתונים לגבי סטטוס תקינות המכשירים, דוחות עומסים ודוחות שימוש מגוונים. הדוחות יספקו נתונים ברמת המכשירים וברמת המשתמשים.


בנוסף, ניתן להתקין בקרים על גבי המכשירים. הבקרים יאפשרו הדפסה של העבודות שנשלחו רק לאחר זיהוי העובד ובכך יתרמו לחיסכון ולאבטחת מידע.


הכנסת חוקים עיסקיים והגדרת תהליכים חדשים יעזרו לארגון להתייעל ולחסוך בזמן ובכסף בצורה משמעותית ביותר.


לסיכום


אנחנו מתמחים בלווי הארגון החל מתהליך הגדרת הצרכים והאיפיון ועד למימוש מלא של פתרון הפתרון חייב לספק מענה הולם לבעיות ההדפסה של הארגון ובמקביל לאפשר החזר השקעה מהיר ומדיד.

<